Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social

Desarrollo y Soluciones Tecnológicas S.A.S.

NIT

en trámite ante la DIAN

Domicilio

Calle 21 # 7-46, Condominio Centro Real, Apto. 201C, Barrio San Ignacio (C.P. 150001), Tunja, Boyacá, Colombia

Teléfono

+57 323 477 4082

Correo de datos personales

datospersonales@desolutec.com

Sitio web

desolutec.com

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado o sensible (p. ej., estado civil, profesión, datos en registros públicos).
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un Responsable ubicado dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

4. Principios

DeSoluTec aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, documento, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono y ciudad.
• Datos comerciales y de facturación: razón social, NIT, dirección, información tributaria y medio de pago (los datos de tarjetas son procesados directamente por pasarelas de pago certificadas; DeSoluTec no los almacena).
• Datos de uso y técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, registros de acceso, eventos de uso de las Aplicaciones y cookies.
• Comunicaciones: mensajes enviados a nuestros canales de contacto y soporte.
• Proveedores y candidatos: información necesaria para procesos de contratación y selección.

6. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar cuentas, y prestar, mantener y mejorar los Servicios.
• Atender solicitudes de información, demostraciones, soporte técnico, peticiones, quejas y reclamos.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Enviar comunicaciones operativas sobre la cuenta, la seguridad y cambios en los Servicios.
• Enviar información comercial, eventos y novedades de DeSoluTec, cuando el titular lo haya autorizado; puede revocar esta autorización en cualquier momento.
• Realizar análisis estadísticos y de uso para mejorar la experiencia, preferiblemente con datos agregados o anonimizados.
• Prevenir fraudes, proteger la seguridad de la plataforma y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar la relación con proveedores, aliados y candidatos.

7. Datos tratados en wabalink, SIGSA y Pharos

Cuando nuestros clientes usan wabalink (por ejemplo, números de WhatsApp, nombres de perfil, mensajes, archivos multimedia y contactos e historial sincronizados desde la app WhatsApp Business) o SIGSA (por ejemplo, datos de accionistas, terceros, usuarios, firmas digitalizadas, actas y documentos societarios), el cliente es el Responsable de esos datos y DeSoluTec actúa como Encargado. En ese rol:

• Tratamos los datos únicamente para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del cliente.
• No los vendemos, no los usamos para fines propios y no los compartimos con terceros distintos de nuestros subencargados tecnológicos.
• Corresponde al cliente obtener la autorización de los titulares e informarles sus propias políticas.
• Las solicitudes de titulares relativas a esos datos serán remitidas al cliente responsable, y le prestaremos apoyo para atenderlas.

Pharos funciona de otra manera: se instala en el servidor del propio cliente, y la información que gestiona (registros del sistema, usuarios, configuraciones, llaves públicas de acceso y auditoría) se queda en ese servidor. DeSoluTec no la recibe ni la trata, salvo que el cliente nos dé acceso para prestarle soporte; en ese caso actuamos como Encargado en los términos descritos arriba.

8. Datos sensibles y de menores

DeSoluTec no solicita datos sensibles para sus propias finalidades. Cuando excepcionalmente se requieran, se informará al titular que no está obligado a suministrarlos, cuáles son sensibles y la finalidad de su tratamiento, y se obtendrá su autorización explícita, conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012.

Nuestros Servicios no están dirigidos a niños, niñas ni adolescentes. Cualquier tratamiento de sus datos respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, según el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y contará con la autorización de su representante legal.

9. Autorización del titular

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada por medios que permitan su consulta posterior: formularios web con casilla de aceptación, registro en las Aplicaciones, documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos o conductas inequívocas. DeSoluTec conservará prueba de dicha autorización.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: información requerida por autoridad en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, y tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

10. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante DeSoluTec.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

11. Área responsable y procedimiento de consultas y reclamos

El área de Protección de Datos de DeSoluTec atiende las solicitudes de los titulares a través del correo datospersonales@desolutec.com o en el domicilio indicado en la sección 1. La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular (o de su causahabiente, representante o apoderado, con prueba de dicha calidad), descripción de la petición, dirección de notificación y documentos que se quieran hacer valer.

Consultas

Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Para solicitudes de corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.
• Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, informando los motivos al interesado.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DeSoluTec (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

12. Transferencias y transmisiones de datos

Para prestar los Servicios utilizamos proveedores de infraestructura en la nube, correo electrónico, pasarelas de pago y mensajería (incluida Meta, para el caso de WhatsApp Business Platform en wabalink), algunos de los cuales pueden estar ubicados fuera de Colombia. Estas transmisiones se realizan bajo contratos que obligan a los encargados a cumplir estándares de protección iguales o superiores a los colombianos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

La información de las facturas electrónicas emitidas desde SIGSA se envía a la DIAN en cumplimiento de obligaciones legales tributarias del cliente.

DeSoluTec no vende ni alquila datos personales.

13. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas: cifrado en tránsito (TLS), control de accesos por roles, registros de auditoría, copias de respaldo y acuerdos de confidencialidad con nuestro personal. Los incidentes de seguridad que afecten datos personales se reportarán a la SIC y, cuando corresponda, a los clientes y titulares afectados.

14. Cookies

El sitio y las Aplicaciones usan cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, previa aceptación, cookies analíticas para entender el uso del sitio. Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

15. Conservación y vigencia de las bases de datos

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos legales aplicables (por ejemplo, diez (10) años para documentos contables según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005). Las bases de datos de DeSoluTec estarán vigentes mientras la Compañía desarrolle su objeto social.

DeSoluTec inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC cuando se encuentre obligada a ello, conforme al Decreto 1074 de 2015.

16. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial en esta política se comunicará oportunamente a los titulares a través del sitio web o por correo electrónico antes de su implementación. Si el cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización.

Consulte también nuestros Términos y Condiciones.